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【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その6】書類作成のマナー

【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その6】書類作成のマナー

仕事で書類を作成することがあります!
その時に注意すべきことを書類作成マナーとして一緒に学んでおきましょう!

ワード、エクセル、パワーポイントの基本はマスターしておくことはオススメです。
今は必須かもしれませんね。。。

 

期日などを確認する

いつまで(日時)に完成させれば良いかをきちんと確認しておきましょうね!

「急ぎで」と言われても、

・具体的にいつが締め切りなのか?
・今すぐ取り掛るのか?
・他の仕事より優先なのか?
・残業しても良いのか?
・大特急ならば自分一人でやった方がいいのか?

???ですね。
あなたが勝手に決めることは危険だとわたしは思います!確認はマナーです。

 

データ作成の基本マナー

サイズは基本的にはA4です、それより大きい場合はA3を使います、A3は折ればA4になります。
(いつもの通りA4でいいですか?、と依頼者に一言聞くことオススメです)

最初は。会社で決められたフォーマットが用意されている場合もあるので上司や先輩に聞いてみましょう。

作成の時には、
タイトルはわかりやすく大きくしたり、太字にしたり工夫をすると見やすくなります!
丸文字はビジネスでは使わないように。

いろいろな書体を使うと見づらくなりので、同じファミリーの書体で統一することがオススメです。
書体の種類は使っても2種類までと覚えておきましょう。

ページを入れておくと親切です。

見やすさには、文字の大きさ、行間、文字間や余白にも注意です!

 

印刷が必要かを確認する

印刷が必要なのかも確認しておいた方が良いポイントです。

必要な場合の確認しておきたいこともあります!
・必要部数は?
・印刷サイズは?(原寸または拡大または縮小)
・両面?片面?
・白黒?カラー?
・製本は必要?、製本形態は?

印刷に時間がかかる書類の場合は、プリンターが混んでいると間に合わないという事態も。。。

プリント時間も計算に入れることをわたしはオススメします。

 

誤字脱字を確認する

仕上がったら、誤字脱字がないように確認が必要です

パソコンの画面で確認するだけでなく、プリントして確認する方がミスを見つけやすくなります。
プリントしましょう!

 

絶対に間違ってはいけない部分はここ

特に間違ってはいけない数字や日付などは、入念により注意をしましょう。
また、お客様の名前を間違えるのも厳禁です!

わたしたちは、長年の習慣で間違っている文字を、あっているように読んでしまうことがあります、間違い探しをしているつもりが上手に読んでしまうわけåです。。
(わたしたちの脳はすごい!)

それを防ぐためには、読まずに一文字ずつ文字を確認する方法がオススメです!

わたしは、印刷会社に30年ほど勤めていましたが、間違っている文字を発見できなくて何度も刷り直した経験があります。
(総損害額は、考えたくないですね、、、笑)

慎重に確認しましょうね!

 

データ流用のマナー

似たような書類データを元にして作成する時などでミスが起こりやすくなります。
より慎重な注意をオススメします!

流用した方が圧倒的に作成スピードが速い場合があるので、データ流用は良い方法なのですがね・・・

 

データ保存のマナー

書類が完成したら保存です!

保存時に大切なことは、3つあるとわたしは考えています。
それは、ファイル名、データ保存場所、バックアップです。

・ファイル名
ルールを決めて(会社で決められていれば従ってください)ファイル名をつけましょう。
ルールが決まっていないと後で探すのが大変!

・データ保存場所
ファイルの保存場所も大切です。
どこに保存したかわからなくならないように、整理整頓しておきましょうね!
机の上の整理整頓と同じです。

・バックアップ
あなたの会社にルールがあればもちろんその通りで良いのですが、特にない場合はあなたがデータの保管責任者になるかもしれません。

パソコンに保存する以外に、バックアップを取っておきましょう。
パソコンはいつ壊れるかわからないものです!

 

次回は、「メールのマナー」です、プライベートメールとビジネスメールの違いをわたしと一緒に学んでおきましょう。

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