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【営業歴25年ノウハウシリーズその11】営業職として知って置きたいコンプライアンス、個人情報のマナーとは?

営業職として知って置きたいコンプライアンス、個人情報のマナーとは?

営業職としては、コンプライアンスや個人情報の取り扱いについて知って置くことは大切です!(本当に大切ですよ)

それは、営業職のあなたがクライアントの個人情報を扱う機会が多いこと、クライアント訪問時にコンプライアンスが求めれているからです。

コンプライアンスといえば何やら難しいと思いがちです、しかしながら常識的に行動すれば問題はありません、実際にはどのようなことが求められるのでしょうか?

 

1.名刺の管理

個人情報と言えばなんと言っても名刺です!
個人情報の書かれた名刺はきちんと管理してしまうようにしましょう。

個人情報を適切に管理されている会社に認められるプライバシーマークの審査では、机の上に名刺が置かれているだけで、取り扱いが適切でないと判断されることがあります。

営業職の場合は、お客さんの個人情報(名刺)を扱うことが多いのでより注意しましょうね。

 

2. 書類持ち帰り時の注意

書類やデータを自宅に持って帰ることを禁止している会社や、上司の許可が必要な会社もあります、持ち帰る場合はよく確認しましょうね!

持ち帰る時は十分に注意しましょう。
くれぐれも電車の中にカバンを置き忘れることがないように!
飲み会は避けた方がオススメです。

自宅でも取り扱いに注意です!

 

3. 破棄する時の注意

いらないな書類を廃棄する場合は、シュレッダーにかけるようにしましょう。
無造作にゴミ箱に捨てる方を見かけますが、それは他の方や外部の方に見られても大丈夫かを考えて捨てる週間を!

わたしは以前営業会議の資料がゴミ箱に捨てられているのを見て驚いた経験があります、売上や粗利が載ってイッルので取り扱い注意なのです。
(もちろんわたしがシュレッダーしましたよ)

 

4.飲み会での注意

同僚と飲む時にも注意が必要なのです。
会社の愚痴や悪口は誰が聞いているかもわかりませんから〜。
重要な情報には特に注意し、話題にしない方がいいですね!

大企業などに社員食堂があるのは、外で社員同士が会話することによって機密が漏れることを防ぐ目的もあると言われています。(知ってましたか?)

大切なのは自分が会社を代表しているという意識です。

 

5.コンプライアンス、個人情報保護は会社にとってはどんな位置付けか

コンプライアンス(法令遵守)や個人情報保護を怠ると会社にとってどんな大きな損害になるかわかりません。
(損害賠償を求められて最悪倒産ってことにも)

会社の顔としてクライアントに接している営業職のあなたには、コンプライアンス(法令遵守)と個人情報の適切な取り扱いが求めれていることを知っておいてくださいね!

営業職の仕事には、クライアントのアフターサポートがあります。
次は、どんなサポートが必要なのかをわたしと一緒に見てみましょう!
「営業職にオススメする5つのクライアントアフターサポートとは」

プライバシーマーク

プライバシーマークとは、一定の要件を満たした事業者などの団体(医療法人など)に対し、一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC) が使用を許諾する登録商標である。
プライバシーマークは、「私的な制度」であり、情報処理推進機構(IPA)や、JPCERT/CCなど、経済産業省所管の公的機関とは無関係である。従って、プライバシーマークは、インターネット利用者を、法に基づき保護する意味を持たない。
また、日本国外では、登録商標としての位置づけも不明確であり、一般財団法人日本情報経済社会推進協会 も、国外での取り扱いを明示していない。

サービス概要
1998年4月より、商標である「プライバシーマーク」の使用の許諾が開始された。申請を行い認定されれば、プライバシーマークを自社のパンフレットやウェブサイトなど公に使用することができる。しかし、プライバシーマークを使用できる団体が、個人情報の適切な取り扱いを行っているとは限らない。

また、プライバシーマークは、認定個人情報保護団体の対象事業者を証明するものではないため、日本情報経済社会推進協会は、『個人情報の保護に関する法律第42条』に基づく苦情とその処理を受け付けていない。

このように、プライバシーマークは資格商法であり、法的根拠を持たないことから、一般の利用者に過大な評価を与えてしてしまう危険性がある。2014年(平成26年)9月16日の時点で、13,761社の事業者が『プライバシーマーク』の使用許諾を購入している。

運用実態
使用許諾を得ずにプライバシーマークを掲示した団体は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会のウェブサイトで、名称や所在地、URLなどを2年間にわたり公表される、といった法に基づかない私的な制裁が行われている。

取得方法
一般財団法人日本情報経済社会推進協会では、日本工業規格(JIS)のJIS Q 15001(個人情報保護マネジメントシステム ― 要求事項)に適合した個人情報保護体制を運用可能な状態に構築した後、所定の書類と費用を、一般財団法人日本情報経済社会推進協会あるいは後述の指定審査機関へ提出し申請する。

その後、書類審査と申請を行った団体への立ち入り審査が行われる。日本情報経済社会推進協会から改善指摘を受けた場合、申請した団体は改善の報告を行う。この報告を受け、審査員が改善の確認と審議を行い、審査合格となる。その後、申請を行った団体と一般財団法人日本情報経済社会推進協会との間で商標権使用許諾を契約を締結する。同時に事業者名が一般財団法人日本情報経済社会推進協会のウェブサイトに掲載される。

プライバシーマークを使用できる期間は2年間(有料)であり、その後さらに使用を希望する場合は更新のための審査を受け合格する必要がある。

取得支援会社
プライバシーマークの取得には膨大な時間、書類作成と社内研修の実施が義務付けられているため、民間企業によるコンサルティングを受け有償で取得・購入するケースが一般的である。各社サービス内容や価格には差がある。

取得事業者における情報漏洩問題
2006年におけるプライバシーマーク取得事業者における個人情報の取り扱いにおける事故として、JIPDEC及び他の指定機関が受け付けた報告は、439社、708件に及んだ。内JIPDECが受け付けた事故報告は651件有り、その97%は情報漏洩事故である。漏洩事故の内訳は、個人情報を含む書簡・FAX、メールの誤配による情報漏洩が405件と6割以上を占めている。また、Antinnyなどファイル交換ソフトを使ったことによる漏洩は、28件(4%)であった。

中でも、大日本印刷が864万件以上という過去最大(2007年3月時点)の個人情報流出事故を起こしているが、JIPDECは認定取り消しの次に重い処分である「改善要請」を出し、認定を取り消すことがなかった。
なお、大日本印刷は当時JIPDECの賛助会員の一員であった(2010年11月現在も継続中)

JIPDECは認定を取り消すよりも、制度の枠内で適切な再発防止策を講じさせるほうが有効であると結論付けているが、Pマーク自体の信頼性にもかかわる事件であり、認定を取り消すべきであると言う批判が相次く事態となった(ただし、当時の制度は、個人情報漏洩だけでは取消処分にはできないものであった)。
出典:ウィキペディア

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