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【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その8】コピーFAXのマナー

【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その8】コピーFAXのマナー

コピーやFAXにもマナーがあります。
わたしと一緒にしっかりと知っておきましょう。

FAXが出始めの時に、「何回送っても相手に届かないで戻ってくる」と言ったおじさんがいたという笑える話しがあります(笑)

当然相手であるお客さんへは同じFAXが何枚も届いているわけ!
使い方を知っていれば笑える、知らないと恐いFAXです。

まだ携帯電話がない頃に、自宅のコードレス電話の子機を持って外出したツワモノ?がいたそうです。

なんのテーマでしたっけ、そうそうコピーとFAXのマナーです。

 

コピーのマナー

まずは以下にあげることを確認することがわたしは大切だと思います。
わたし何回も何枚を無駄にした経験があります、原因は確認不足、涙涙

白黒?カラーか?

コピーの料金が白黒とカラーではものすごい変わります!

 

部数は何部か?

当たり前ですね(^^)

 

大きさ、サイズは?

A4、B4、というのが大きさサイズですね。

コマーシャルのようにB4でコピーと言われて地下4回に行かないように(笑)

最近のビジネスの主流はA4、A3などのA列です。
官公庁などは原則A4です。

 

両面コピーか片面コピーか?

原稿が片面であっても片面コピーとは限りません。
これをしっかり確認しましょう。

片面原稿から片面コピーは簡単ですが、片面原稿から両面コピー、両面原稿から片面コピーはコツがあります、使い方をしっかり調べてからコピーしましょう。

使い方がわかったら試してから本番がオススメです!

 

期限はいつまでか?

明らかに今すぐとわかる場合はありますが、部数が多い場合などは会議の資料であったり、お客様へ提出するものであったりします、必ず確認しましょう。

コピー機が壊れる場合もあるのでギリギリにできれば良いと思っているのは危険です。
コピー機はある枚数使うと必ずメンテナンスが必要です!

 

製本は必要あるのか?、あればどのような形態か?

クリップ
ホッチキス1か所
ホッチキス2か所
クロス製本
色々あります、ホッチキス機能が搭載されているコピー機もあります。
原則として、横書きは左とじ、縦書きは右とじです。

 

原稿を確認点検する

コピーをする前に原稿をきちんと点検しましょう
原稿は何枚あるのか、片面か両面か、大きさサイズはA4かB4か、モノクロかカラーか、また全ての原稿がそうなのか。
クリップやホッチキスで止まっていないか。

 

リセットボタンを押す

コピー機を使った後はリセットボタンを押しましょう!
例えば、あなたが100部と押してリセットをしないと、次の方が100部になってしまうかもしれません。

用紙を補充することも忘れずに!

フタを開けて使った時は締めておきましょうね!
わたしはよく開けっ放しで怒られてました(笑)

 

後ろを気にしましょう

あなたの後ろにコピーを待っている方はいませんか?

あなたのコピーに時間がかかる場合には、後ろの方に声をかけることをわたしはオススメします。

後ろの方が、ものすごい急ぎですぐ終わる場合はお先にどうぞ!

 

プリンターからの出力マナー

コピーではなくてプリンターからの出力でもコピーの場合と同じく注意をしましょうね!

原稿の確認作業はありませんがね。

 

FAXのマナー

FAXを送信するときには、送付状を1枚始めにつけるのがマナーです。

会社や部署で使っているものが用意されてことが多いので、上司や先輩に聞いてみましょう。
なければパソコンで作りましょう、必ず仕上がったものは上司に許可をもらうことを忘れずに!

FAX送付状(例)
・送信日
・送信元
・送信枚数
簡単なあいさつを入れます。
自分の名前を忘れないで入れるようにしましょう!

FAXは届いていないかもしれません、送る前または送信後に電話をかけて確認するようにしましょう。

電話番号にFAXを送ってしまうことがあります、最近のFAXは優秀なので届かない場合は時間を置いて再チャレンジしてくれます。
そうすると相手の電話に何回もFAXが送られて(実際には送られていませんが)ピーと音がなって大変失礼なことになります。

くれぐれも電話にFAXを送らないようによく確認しましょう!

なんで?って、そうわたしが何回も失敗したことあるからです(笑)

 

おまけ

コピー機のガラスは汚れていることがあります。
当然コピーすると汚れもコピーされます(当たり前ですが。。)
掃除がオススメです!

プリント時の汚れは取れませんがかなり改善されます、改善されない場合はメンテナンス業者さんにお願いですね。

 

次回は、社会人として知っておきたい「コンプライアンス、個人情報保護」についてです。大変重要なことです、この機会にわたしと一緒に確認しておきましょう。

【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その9】コンプライアンス、個人情報のマナーとは?

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