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【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その7】メールのマナー

【新社会人オススメ、知らないと損するビジネスマナーシリーズ!その7】メールのマナー

プライベートのメールと異なり、ビジネスメールでは、社会人として知っておきたいマナーがあります。
これができていないと、仕事ができるのにできない人を思われるのでもったいないですよ(^^)

わたしと一緒に学んでおきましょう。

 

メール受信のマナー

メールはいつまでに返信すれば良いのか?
受け取ったメールは最低でも24時間以内に返信!

慌てないで腰を据えてじっくり読んで、考えて返信がオススメ。
慌てるといいことないですよ。

 

件名が大切

件名で相手に内容が伝わる工夫をしましょう。
後日探す時にも便利なのです。

上司にCC(カーボンコピー)で送ることが必要かもしれませんので、確認しておきましょう。

 

メール送信のマナー

プライベートメールとは違って、
(笑)
(泣き)
(^^)
などはNGです。
絵文字を使わないように!

 

署名のマナー

最後に署名をつけましょう!(毎回書かなくても自動で設定ができます)

署名があれば、誰からのメールかが一目見て分かります、また相手が連絡したいと思う時に便利です。

相手立場で考えることを忘れないでくださいね!

署名の内容(例)
・会社名
・住所
電話番号
・携帯電話番号(個人のものではなく営業として会社から支給されているもの)
・FAX番号
・メールアドレス
・部署名
・フルネーム
・読み仮名
・会社URL
わたしが会社の時に使っていた署名はこの情報を乗せていました!

 

データ送信時のマナー

データを送るときにもマナーがあります!

メールの添付でデータを送る時がありますが、あまりに容量が大きいと失礼にあたるばかりでなく、送れない場合もあります。
容量をよく確認!

自分で判断できない場合は上司や先輩に相談しましょう

10MB以上は絶対NGです(10MB以内なら必ずOKということではありません)

 

メールの便利な点

・相手の都合の良い時に読んでもらえる!
・データを送ることができる!
・後日見ることができる!

当たり前ですね(^^)

上手に活用することもマナーだとわたしは考えます。

 

メールで気をつけないといけない点

便利なメールですが、気をつけておきたい点も!

 

相手先を今一度確認する

送ってしまったら取り消せない!

送信ボタンを押してしまった瞬間に、相手を間違ったと気がついた、時すでに遅し。
あなたもご存知の通りメールは一度送ったら取り消すことはできません、今一度相手を確認、オススメです。

わたしは、相手を間違えて送ったことがあります、クライアントが友人だったので大事になりませんでしたが、顔面蒼白、、、

 

緊急に向かない

メールは、相手がいつ読んでくれるかわかりません!
緊急時には向かないですね。
電話にしましょう。

 

送られていない時がある

便利なメールですが、送られていない時もあるので注意をオススメ!

・メールを送ったつもりが送られてなかった
・そもそも送ったつもりだけだった
・送ったメールが戻ってきていた

また、相手の迷惑メールに入っていたなんてことも!

 

メールのマナーまとめ

メールとは、内容から、相手の感情をキャッチしないといけない、顔も見えない、声も聞こえないので、言葉、表現を誤ると誤解をされることも!

丁寧に書くことを心がけましょうね。

また、ビジネスでは、より簡素で読みやすいメールにする工夫が求められます。
伝えたいことは何かをしっかりと自分の中で確認して書き始めることがオススメ!

 

次回は、「コピーFAXのマナー」についてです!わたしと一緒に学んましょう。

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